Dokumentasi RKA

Panduan penggunaan sistem Rencana Kerja dan Anggaran

Beranda Penyusunan Program Kerja

Penyusunan Program Kerja

Panduan langkah demi langkah untuk menyusun program kerja baru, mulai dari persiapan tahun pelayanan, penggunaan wizard inisialisasi, pengisian anggaran, hingga proses persetujuan.

Memulai Penyusunan Anggaran Tahun Baru

Setiap memasuki awal tahun pelayanan baru, Tim RKA perlu menginisialisasi penyusunan program kerja dan anggaran. Berikut adalah panduan lengkap langkah-langkah yang harus dilakukan.

Langkah 1: Persiapan Tahun Pelayanan

Sebelum memulai penyusunan, pastikan data tahun pelayanan sudah disiapkan:

  1. Buka menu Keuangan → Tahun Pelayanan
  2. Buat tahun pelayanan baru jika belum ada (contoh: 2026-2027, Start Date: 01/06/2026, End Date: 31/05/2027)
  3. Buka record tahun baru tersebut, lalu klik tombol "Set as Year in Plan" agar tahun ditandai sebagai In Planning Stage
  4. Pastikan tahun berjalan (tahun sebelumnya) sudah ditandai sebagai "Active Year" (Current Year)
Penting: Hanya satu tahun yang bisa berstatus "In Planning Stage" pada satu waktu. Pastikan tidak ada tahun lain yang masih dalam status ini.

Langkah 2: Siapkan Data Master (Jika Diperlukan)

Pastikan data master berikut sudah lengkap dan up to date:

Data Master Menu Keterangan
Visi Program Kerja → Konfigurasi → Visi Visi jemaat untuk tahun baru
Misi, Tujuan, Strategi Di dalam record Visi Turunan visi: misi → tujuan → strategi
Bidang Settings → Bidang Bidang pelayanan (contoh: Koinonia, Diakonia)
Komisi Settings → Komisi Komisi di bawah setiap bidang
Referensi Budget Settings → Referensi Budget Standar biaya acuan (opsional)

Langkah 3: Generate Periode Bulanan

  1. Buka record Tahun Pelayanan baru yang sudah dibuat
  2. Klik tombol "Generate Monthly Periods" di header form
  3. Sistem akan membuat 12 periode bulanan secara otomatis (Juni sampai Mei)
  4. Hubungkan Visi pada tab Program (field Visi)

Langkah 4: Mulai Rancangan Program (Wizard)

Wizard "Mulai Rancangan Program" digunakan untuk menginisialisasi program kerja tahun baru. Ada 2 cara untuk mengakses wizard ini:

1 Melalui Menu "Mulai Rancangan Program"

  1. Buka menu Program Kerja → Proses Awal/Akhir Tahun → Mulai Rancangan Program
  2. Wizard akan terbuka. Pilih Komisi yang akan diinisialisasi
  3. Isi field yang diperlukan (lihat tabel di bawah)
  4. Klik "Mulai Rancangan"
Tips: Cara ini cocok untuk Admin Komisi yang ingin memulai penyusunan untuk komisi mereka sendiri.

2 Melalui Form Tahun Pelayanan

  1. Buka Keuangan → Tahun Pelayanan
  2. Pilih tahun yang bertanda "In Planning Stage"
  3. Klik tombol "Mulai Rancangan Program" (di header form, hanya muncul jika tahun berstatus In Planning)
  4. Wizard membuka form untuk memilih semua/beberapa komisi sekaligus
Tips: Cara ini cocok untuk Tim RKA yang ingin menginisialisasi program untuk banyak komisi sekaligus.

Field pada Wizard

Field Keterangan
Komisi Komisi yang akan dibuatkan program (pada wizard dari menu). Pada wizard dari Tahun Pelayanan, pilih semua atau beberapa komisi.
Tahun Target (Planning) Otomatis terisi tahun yang berstatus In Planning Stage
Duplicate dari Tahun Berjalan Centang untuk meng-copy program dari tahun berjalan. Sangat direkomendasikan untuk mempercepat penyusunan.
Tahun Sumber Otomatis terisi tahun berjalan (Current Year). Muncul jika Duplicate dicentang.
Program yang Akan Di-copy Jumlah program dari tahun sumber yang akan di-copy (terfilter per komisi).
Reset Program yang Sudah Ada Jika dicentang, program dengan kode yang sama di tahun target akan dihapus dan dibuat ulang dari tahun sumber.
Periode Program Opsional. Menghubungkan program dengan periode tertentu (misal: periode 5 tahun).

Setelah Wizard Dijalankan

Setelah wizard selesai dijalankan, sistem akan:

  • Meng-copy program dari tahun sumber ke tahun target dalam status Draft
  • Membuat data Tahun Pelayanan Komisi (Komisi Year) untuk setiap komisi yang terlibat
  • Menghubungkan program baru dengan program sumber sebagai acuan (field "Acuan Program Periode Sebelumnya")
  • Menghitung ulang subtotal dan total anggaran pada program yang di-copy
  • Mengarahkan halaman ke daftar program kerja tahun target

Menjalankan Wizard Berulang Kali

Wizard dapat dijalankan lebih dari satu kali. Ini berguna jika tidak semua komisi siap pada waktu yang bersamaan:

Skenario Pengaturan
Tahap 1: Duplicate Komisi A & B Pilih Komisi A dan B, jalankan wizard
Tahap 2: Duplicate Komisi C (nanti) Pilih Komisi C, jalankan wizard lagi
Koreksi: Ulang Komisi A Pilih Komisi A, centang "Reset", jalankan wizard
Perhatian: Program yang sudah ada (kode sama) di tahun target akan dilewati saat wizard dijalankan ulang, kecuali opsi "Reset Program yang Sudah Ada" dicentang. Opsi Reset akan menghapus dan membuat ulang program tersebut.

Ringkasan Alur Penyusunan Tahun Baru

Buat Tahun Baru
Buat Tahun Pelayanan baru
Set In Planning
Tandai "Set as Year in Plan"
Jalankan Wizard
Mulai Rancangan Program
Edit Program
Komisi menyusun anggaran
Tips: Setelah wizard dijalankan, setiap komisi dapat langsung mulai mengedit program yang sudah di-copy. Buka menu Program Kerja → Program Kerja dan filter berdasarkan tahun pelayanan baru.

Siklus Status Program

Setiap program kerja melewati beberapa tahap status:

Draft
Program baru dibuat oleh komisi
Terkonfirmasi
Dikonfirmasi oleh komisi
Aktif
Divalidasi Tim RKA, berjalan
Selesai
Program selesai dilaksanakan

Membuat Program Kerja Baru

  1. Buka menu CMS → Program Kerja → Program Kerja
  2. Klik tombol "Buat" (Create) di pojok kiri atas
  3. Isi informasi dasar program:
    • Tahun Pelayanan — Pilih tahun yang sedang direncanakan
    • Kode — Kode unik program (misal: "01.A.01")
    • Nama Program — Judul deskriptif program
    • Komisi — Komisi penanggung jawab
    • Bidang — Otomatis terisi berdasarkan komisi
  4. Kaitkan program dengan Misi, Tujuan, dan Strategi yang relevan (lihat halaman Visi & Misi)
  5. Simpan program. Status awal adalah Draft.

Mengisi Anggaran (RAB/RAP)

Setelah program dibuat, isi detail anggaran pada tab Rincian Anggaran:

  1. Klik "Tambah Baris" pada tabel rincian anggaran
  2. Isi setiap baris kegiatan dengan:
    • Nama Kegiatan — Deskripsi item anggaran
    • Satuan — Unit ukuran (kali, orang, paket, dll.)
    • Qty — Jumlah satuan
    • Harga Satuan — Harga per unit
    • Jenis — RAB (pengeluaran) atau RAP (pendapatan)
  3. Sistem akan otomatis menghitung subtotal per baris dan total program
  4. Jika diperlukan, isi kolom distribusi bulan (Bulan 1-12) untuk alokasi anggaran per bulan
Tips: Gunakan fitur Acuan Program Periode Sebelumnya untuk merujuk program serupa dari tahun sebelumnya sebagai referensi anggaran.

Konfirmasi & Persetujuan

  1. Ketua Komisi mengkonfirmasi program → Status berubah menjadi Terkonfirmasi
  2. Tim RKA mereview program yang terkonfirmasi
  3. Jika disetujui, Tim RKA mengvalidasi program → Status berubah menjadi Aktif
  4. Program yang aktif sudah bisa dijalankan dan realisasi anggarannya dapat dicatat
Perhatian: Program dengan status Draft belum bisa direalisasikan anggarannya. Pastikan program sudah berstatus Aktif sebelum mencatat realisasi.

Penyusunan Melalui Link Publik

Program kerja juga dapat disusun melalui link publik yang di-share per program. Fitur ini memudahkan anggota komisi yang memiliki sie/unsur untuk tetap bisa mengisi dan mengelola program kerja.

Langkah 1: Buat Link Publik

  1. Buka program kerja yang ingin di-share di menu CMS → Program Kerja → Program Kerja
  2. Klik tombol 🔗 Buat Link Publik di header form
  3. Sistem akan men-generate link unik dan PIN akses otomatis
  4. Setelah link dibuat, akan muncul informasi:
    • Link Publik — URL yang dapat dibagikan
    • PIN Akses — Kode PIN untuk membuka form
  5. Klik 🌐 Buka Link Publik untuk melihat/menguji form

Langkah 2: Bagikan Link

Bagikan link beserta PIN kepada anggota komisi yang ditugaskan untuk mengisi program kerja. Cukup kirim via WhatsApp, email, atau media lainnya.

Yang Dapat Dilakukan di Form Publik

  • Deskripsi Program — Mengisi latar belakang, tujuan, indikator pencapaian, sasaran, langkah pelaksanaan, lokasi, dan waktu
  • Acuan Strategis — Memilih Misi, Tujuan, dan Strategi yang terkait serta mengisi keterkaitan dengan misi gereja
  • Rincian Anggaran — Menambah, mengedit, dan menghapus baris-baris rincian biaya (Q1 × Q2 × Q3 × Biaya Satuan). Subtotal dihitung otomatis.
  • Exc.Fund Req — Menandai komponen penerimaan/persembahan yang disetor terpisah
Perhatian: Form publik hanya dapat diedit selama program masih berstatus Draft atau Terkonfirmasi. Setelah status Aktif atau Selesai, form menjadi read-only.
Tips: Untuk penerimaan/persembahan/kontribusi, gunakan angka negatif pada kolom Biaya/Satuan agar terhitung sebagai pendapatan (RAP).

Inisialisasi dari Tahun Sebelumnya

Untuk mempercepat penyusunan, Tim RKA dapat meng-copy seluruh program kerja dari tahun berjalan ke tahun rencana:

  1. Buka Keuangan → Tahun Pelayanan, pilih tahun yang sedang direncanakan (harus ditandai sebagai "In Planning Stage")
  2. Klik tombol "Inisial Program dari Tahun Berjalan"
  3. Sistem akan meng-copy seluruh program dari tahun berjalan ke tahun rencana dalam status Draft
  4. Setiap komisi kemudian bisa menyesuaikan program yang sudah di-copy sesuai kebutuhan tahun baru

Peran & Hak Akses

Peran Hak Akses
Program User Melihat program kerja di komisi yang ditugaskan
Program Manager Membuat, mengedit, dan mengkonfirmasi program kerja di komisi yang ditugaskan
Reviewer Melihat dan mereview program kerja dari seluruh komisi
Tim RKA Akses penuh: validasi, aktivasi, konfigurasi visi-misi, inisialisasi program

Dokumentasi Sistem RKA — GKI Peterongan Semarang