Dokumentasi RKA

Panduan penggunaan sistem Rencana Kerja dan Anggaran

Beranda Evaluasi Program Kerja

Evaluasi Program Kerja

Panduan lengkap proses evaluasi program kerja, mulai dari pembuatan periode evaluasi, pengisian form per komisi, pemberian skor, hingga penutupan evaluasi. Evaluasi dilakukan secara berkala (misalnya tengah tahun dan akhir tahun pelayanan).

Alur Evaluasi Program

Proses evaluasi mengikuti alur berikut:

Buat Periode
Admin membuat periode evaluasi baru
Generate Forms
Buat form evaluasi per komisi
Init Data
Inisialisasi baris program
Isi Evaluasi
Setiap komisi mengisi evaluasi
Tutup
Admin menutup evaluasi

Langkah 1: Membuat Periode Evaluasi

Periode evaluasi menentukan kapan evaluasi dilakukan dan berlaku untuk seluruh komisi.

  1. Buka Keuangan → Tahun Pelayanan, pilih tahun yang sedang berjalan
  2. Klik tab Evaluasi Program
  3. Klik "Add a line" pada tabel evaluasi
  4. Isi informasi periode evaluasi:
    • Evaluasi ke-# — Nomor urut evaluasi (1 untuk pertama, 2 untuk kedua, dst.)
    • Evaluation Name — Otomatis terisi (misal: "2025-2026 #1")
    • Mulai Evaluasi — Tanggal mulai periode evaluasi
    • Batas Akhir Evaluasi — Tanggal deadline pengisian
  5. Simpan record tahun pelayanan
Tips: Untuk evaluasi tengah tahun, gunakan Evaluasi ke-# = 1. Untuk akhir tahun, gunakan Evaluasi ke-# = 2. Nomor harus unik per tahun pelayanan.

Langkah 2: Generate Form Evaluasi

Setelah periode dibuat, buat form evaluasi otomatis untuk setiap komisi:

  1. Pada baris evaluasi yang baru dibuat, klik tombol "Generate Evaluation Forms"
  2. Sistem akan otomatis membuat satu form evaluasi untuk setiap komisi yang terdaftar di tahun pelayanan tersebut
  3. Form evaluasi bisa dilihat di menu Evaluasi → Form Evaluasi Program

Langkah 3: Inisialisasi Data Program

Setelah form di-generate, isi baris-baris program di setiap form evaluasi komisi:

Opsi A: Init Kosong (Evaluasi Pertama)

  1. Klik tombol "Init" pada baris evaluasi
  2. Sistem akan membuat baris untuk setiap program kerja milik komisi tersebut
  3. Semua field evaluasi dimulai dari kosong (default)

Opsi B: Lanjutkan dari Evaluasi Sebelumnya (Evaluasi ke-2 dst.)

  1. Klik tombol "Lanjutkan dari Evaluasi Sebelumnya"
  2. Sistem akan meng-copy data dari evaluasi sebelumnya sebagai starting point:
    • Skor evaluasi (misi, tujuan, strategi, pelaksanaan, biaya, keberlanjutan)
    • Realisasi RAB/RAP
    • Status pelaksanaan dan pencapaian tujuan
    • Semua narasi (dampak, manfaat, masalah, saran, tindak lanjut, dll.)
  3. Komisi tinggal memperbarui data yang berubah saja
Tips: Gunakan "Lanjutkan dari Evaluasi Sebelumnya" agar tidak perlu mengisi ulang data yang belum berubah. Sangat menghemat waktu untuk evaluasi ke-2 dan seterusnya.

Langkah 4: Buka Evaluasi

  1. Klik tombol "Buka Evaluasi" pada baris evaluasi
  2. Status evaluasi berubah menjadi Open, dan semua form komisi berubah menjadi Siap Diisi
  3. Komisi sekarang bisa mulai mengisi evaluasi masing-masing

Langkah 5: Mengisi Form Evaluasi

Setiap form evaluasi komisi berisi daftar program kerja yang harus dievaluasi. Klik pada baris program untuk membuka form detail yang terdiri dari 5 tab:

1
Tab Realisasi/Pelaksanaan

Berisi informasi program (latar belakang, tujuan, waktu, sasaran) yang bersifat readonly dari data program. Yang perlu diisi:

  • Status Pelaksanaan Program — Tidak Terlaksana / Belum Terlaksana / Dalam Proses / Terlaksana Seluruhnya
  • Skor Pelaksanaan — Skor 1-5 bintang keberhasilan program secara umum
  • Skor Keberlanjutan — Skor 1-5 bintang potensi keberlanjutan di masa depan
Tips: Jika program "Tidak Terlaksana" atau "Belum Terlaksana", tab Anggaran, Misi/Tujuan/Strategi, dan Manfaat/Dampak akan otomatis disembunyikan.
2
Tab Anggaran & Keuangan

Perbandingan anggaran vs realisasi. Yang perlu diisi:

  • Realisasi RAB — Total pengeluaran aktual program
  • Realisasi RAP — Total pendapatan aktual program
  • Efektivitas Biaya — Skor 1-5 bintang efisiensi penggunaan dana

Persentase realisasi terhadap anggaran dihitung otomatis oleh sistem.

3
Tab Misi, Tujuan, Strategi

Menilai sejauh mana program selaras dan berkontribusi terhadap Visi-Misi-Tujuan-Strategi jangka panjang gereja. Yang perlu diisi (masing-masing skor 1-5 bintang):

  • Keselarasan Misi — Kontribusi program terhadap misi
  • Keselarasan Tujuan — Kontribusi program terhadap tujuan
  • Keselarasan Strategi — Kontribusi program terhadap strategi

Daftar misi, tujuan, dan strategi yang dikaitkan ditampilkan sebagai referensi.

4
Tab Manfaat & Dampak

Manfaat = hasil positif langsung. Dampak = konsekuensi strategis jangka panjang (positif maupun negatif).

  • Manfaat yang Diperoleh — Tuliskan manfaat langsung dari program
  • Dampak yang Dirasakan — Tuliskan dampak strategis jangka panjang
5
Tab Permasalahan, Saran & Tindak Lanjut
  • Permasalahan — Kendala yang dihadapi saat menjalankan program
  • Saran — Saran untuk pihak lain (MJ, sesama komisi, staf) untuk membantu mengatasi masalah
  • Tindak Lanjut — Langkah internal komisi untuk mengatasi masalah
+
Tab Pandangan Umum & Catatan Lain

Ruang untuk pandangan umum dan catatan tambahan yang tidak masuk kategori di atas.

Perhatian: Field dengan latar belakang kuning adalah field yang perlu diisi. Field dengan latar abu-abu adalah informasi referensi dari data program (tidak bisa diedit).

Langkah 6: Menutup Evaluasi

Setelah semua komisi selesai mengisi evaluasi:

  1. Kembali ke Tahun Pelayanan → tab Evaluasi Program
  2. Klik tombol "Tutup Semua" pada baris evaluasi
  3. Konfirmasi penutupan. Sistem akan:
    • Set semua form evaluasi komisi menjadi Selesai
    • Set periode evaluasi menjadi Closed
    • Mengunci semua form evaluasi agar tidak bisa diedit lagi
Tips: Jika perlu mengedit evaluasi yang sudah ditutup, gunakan tombol "Buka Kembali" untuk membuka kembali evaluasi. Setelah selesai mengedit, tutup kembali dengan "Tutup Semua".

Status Evaluasi

Level Status Keterangan
Periode Evaluasi Draft Baru dibuat, tombol Init/Generate tersedia
Open Evaluasi dibuka, komisi bisa mengisi form
Closed Evaluasi ditutup, semua form terkunci
Evaluasi Komisi Draft Form evaluasi belum siap diisi
Siap Diisi Form evaluasi siap diisi oleh komisi
Selesai Evaluasi komisi selesai, form terkunci

Panduan Pemberian Skor

Setiap skor menggunakan skala 1 sampai 5 bintang:

Skor Label Penjelasan
★ Sangat Rendah Program hampir tidak mencapai aspek yang dinilai
★★ Rendah Pencapaian di bawah harapan, perlu perbaikan signifikan
★★★ Cukup Pencapaian standar, memenuhi ekspektasi minimum
★★★★ Tinggi Pencapaian baik, melebihi ekspektasi standar
★★★★★ Sangat Tinggi Pencapaian luar biasa, menjadi teladan

Skor diterapkan pada 6 aspek:

Skor Pelaksanaan

Seberapa baik program terlaksana secara keseluruhan

Keberlanjutan

Potensi program dilanjutkan di masa depan

Keselarasan Misi

Kontribusi terhadap misi gereja

Keselarasan Tujuan

Kontribusi terhadap tujuan yang ditetapkan

Keselarasan Strategi

Kontribusi terhadap strategi pencapaian

Efektivitas Biaya

Efisiensi penggunaan anggaran

Referensi Tombol

Tombol Tersedia Saat Fungsi
Generate Evaluation Forms Selalu Membuat form evaluasi untuk setiap komisi
Init Draft Mengisi baris program ke form evaluasi (kosong)
Lanjutkan dari Evaluasi Sebelumnya Draft Mengisi baris program dengan data dari evaluasi sebelumnya
Buka Evaluasi Draft Membuka evaluasi sehingga komisi bisa mulai mengisi
Tutup Semua Open / Closed Menutup evaluasi, mengunci semua form
Buka Kembali Closed Membuka kembali evaluasi yang sudah ditutup

Dashboard Publik Evaluasi

Administrator dapat membuat link publik (dilindungi PIN) agar stakeholder dapat melihat ringkasan hasil evaluasi tanpa perlu login ke sistem.

Membuat Link Dashboard

  1. Buka Evaluasi → Sesi/Instance Evaluasi, pilih sesi evaluasi yang diinginkan
  2. Klik tab "📊 Dashboard Publik" (hanya tersedia untuk Admin)
  3. Klik tombol "Generate Dashboard Link" — sistem akan membuat token unik dan PIN 6 digit
  4. Salin URL dan PIN, lalu bagikan ke stakeholder yang berwenang
Tips: PIN dapat di-regenerate kapan saja tanpa mengubah URL. Klik "Buka Dashboard" untuk preview langsung.

Isi Dashboard Publik

Dashboard publik menampilkan data evaluasi secara read-only:

KPI Ringkasan

Total program, anggaran, realisasi, dan rata-rata skor per dimensi evaluasi.

Distribusi Status

Breakdown status pelaksanaan dan pencapaian tujuan per program.

Per Bidang & Komisi

Ringkasan skor rata-rata dan progress per bidang dan per komisi.

Drilldown Detail

Klik pada program untuk melihat skor 6 dimensi, narasi evaluasi, dan informasi anggaran.

Cetak / Export PDF

Klik tombol "Cetak PDF" di pojok kanan atas dashboard untuk mencetak atau menyimpan sebagai PDF. Semua detail program akan otomatis di-expand sebelum dialog cetak dibuka, dan dikembalikan ke semula sesudahnya.

Tips: Untuk menyimpan sebagai file PDF, pilih printer "Save as PDF" di dialog cetak browser. Layout sudah dioptimalkan untuk kertas A4.

Analisis Keselarasan Visi-Misi

Dashboard khusus yang menampilkan sejauh mana program-program kerja selaras dengan Visi → Misi → Tujuan → Strategi organisasi, berdasarkan data evaluasi.

Mengakses Halaman Analisis

Ada dua cara mengakses halaman ini:

  • Dari Dashboard Publik Evaluasi, klik link "🧭 Analisis Keselarasan" di header
  • Langsung via URL: /evaluasi/dashboard//alignment

Akses menggunakan token dan PIN yang sama dengan dashboard publik evaluasi.

Filter Data

Halaman analisis menyediakan dua dropdown filter:

  • Tahun Pelayanan — Beralih antar tahun pelayanan untuk melihat data evaluasi tahun lain
  • Sesi Evaluasi — Memilih sesi evaluasi spesifik (misalnya Evaluasi #1 atau #2)

Bagian Overview

Menampilkan kartu ringkasan per misi dengan informasi sekilas:

  • Skor rata-rata keselarasan — Ditampilkan sebagai angka dan progress bar visual
  • Jumlah Tujuan — Berapa tujuan di bawah misi ini
  • Jumlah Strategi — Berapa strategi di bawah misi ini
  • Jumlah Program — Berapa program yang terkait dengan misi ini

Bagian Breakdown Detail

Menampilkan hierarki lengkap dalam bentuk accordion yang dapat dibuka/tutup per misi:

  • Klik baris misi untuk membuka detail Tujuan → Strategi → Program
  • Tombol "Buka Semua" untuk expand semua misi sekaligus
  • Setiap program ditampilkan dengan status (✅/🔄/⏳/❌) dan skor bintang
  • Tree lines berwarna: ■ cyan untuk Tujuan, ■ ungu untuk Strategi
Tips: Saat mencetak PDF, semua misi akan otomatis di-expand sehingga seluruh hierarki tercetak lengkap.

Group By di List View

Pada halaman daftar Form Evaluasi Program (menu Evaluasi → Evaluasi Program), tersedia fitur Group By untuk mengelompokkan data:

Group By Keterangan
Sesi Evaluasi Mengelompokkan per sesi evaluasi (misalnya 2025-2026 #1, #2)
Komisi Mengelompokkan per komisi penanggung jawab
Status Mengelompokkan per status (Draft / Siap Diisi / Selesai)
Evaluasi ke-# Mengelompokkan per nomor urut evaluasi

Selain itu, tersedia juga quick filter: Siap Diisi, Selesai, dan Draft untuk memfilter data dengan cepat.

Dokumentasi Sistem RKA — GKI Peterongan Semarang